Neplnenie zmluvných povinností v súvislosti s COVID-19 zo strany dodávateľov (nákup)
Vo všeobecnosti je treba počítať s meškaním dodávok oproti dohodnutým termínom, tlakom na predĺženie dohodnutých resp. dojednávaných dodacích lehôt zo strany dodávateľov, ale aj úplnými výpadkami dodávok, resp. odmietaním objednávok, a to aj napriek povinnostiam vyplývajúcim z rámcových zmlúv. Tieto môžu, ale nemusia byť ospravedlnené okolnosťami vyššej moci, tzn. môžu, ale nemusia zakladať zodpovednostné nároky voči dodávateľom.
V súlade s uvedeným je možné odporúčať zváženie nasledovných opatrení, v ideálnom prípade vydaním organizačnej normy, v nákupe:
- zrevidovať a podľa potreby upraviť ustanovenia o vyššej moci v obchodných vzťahoch, v ktorých je to reálne, teda predovšetkým vo vzťahoch, kde nie je uzavretá rámcová zmluva a ktoré sa riadia vlastnými všeobecnými obchodnými podmienkami, tzn. najmä výslovne vylúčiť aplikovateľnosť vyššej moci na aktuálne už predvídateľnú pandémiu COVID-19 a s ňou spojené karanténne opatrenia
- identifikovať dodávateľov, u ktorých neexistuje právna povinnosť dodávať tovar, tzn. určité objemy, v určitom období, v určitých cenách apod., t.j. dodávateľov, voči ktorým neexistuje právny nárok na ďalšie dodávky nad rámec už uzavretých kúpnych zmlúv a pokúsiť sa zmluvne tento záväzok dojednať
- preveriť zmluvnú úpravu cien a cenových doložiek, predovšetkým určiť, ktorí dodávatelia majú právo jednostranne upravovať /určovať ceny; pri dodávateľoch, u ktorých existuje záväzok dodávať v určitých cenách, domáhať sa plnenia zmluvy tzn. trvať na dohodnutých cenách
- identifikovať potenciálne rizikových dodávateľov, ktorých dodávky by mohli byť ohrozené v dôsledku karanténnych opatrení postihujúcich niektorý z článkov odberateľsko-dodávateľskej reťaze, osloviť alternatívnych dodávateľov a komunikáciu riadne zdokumentovať, požiadať týchto dodávateľov o výslovné ubezpečenie, resp. garanciu, že plnenie ich zmluvných povinností nie je ohrozené, preferovať fixné termíny („time is of the essence“) dodávok
- preveriť úpravu vyššej moci v zmluvných vzťahoch s dodávateľmi a identifikovať dodávateľov, resp. rozsah, v ktorom neplnenie záväzkov dodávateľov predstavuje okolnosť vyššej moci a nezakladá nároky spojené s omeškaním
- odmietať požiadavky dodávateľov o predĺženie dodacích lehôt, nevzdávať sa nárokov vyplývajúcich z porušenia zmluvných povinností, neodpúšťať penále atď. (myslieť na to, že zmena zmluvy v zásade nevyžaduje písomnú formu), zachovať si možnosť súdneho uplatnenia týchto nárokov a relevantné okolnosti riadne zdokumentovať
- v prípade uplatnenia okolností vyššej moci zo strany dodávateľov požadovať nespochybniteľné preukázanie týchto okolností potvrdeniami orgánov verejnej moci, obchodných komôr, vyhláseniami subdodávateľov atď., a to jednak na účely interného posúdenia ospravedlniteľnosti porušenia zmluvných povinností a jednak za účelom prípadného preukázania sekundárnej okolnosti vyššej moci na strane vlastnej spoločnosti vo vzťahu k odberateľom, rovnako oznámenia o uplatnení vyššej moci predložiť na právne posúdenie a v prípade, že právne neobstoja, bezodkladne sa proti nim ohradiť